شرح وظایف اداره امور اداری و مالی
امور مالی :
- صدور درخواست وجه از ذیحسابی از محل اعتبارات هزینه ای و تملک دارائی های سرمایه ای
- تامین اعتبار حواله های صادره از سوی مقامات مجاز به منظور اختصاص دادن قسمتی از اعتبار برای هزینه معین
- صدور سندهای هزینه و تطبیق آن با موافقتنامه و ضوابط و مقررات، صدور حواله الکترونیک و تائید آن ، تهیه صورت مغایرت بانکی
- در اختیار قراردادن تنخواه گردان به کارپردازان با تائید مقامات مجاز برای انجام برخی هزینه ها و پیگیری های لازم جهت واریز آن
- اعمال نظارت مالی و انطباق دریافت ها و پرداخت ها با قوانین و مقررات جاری کشور
- تهیه و تنظیم و ارسال تغییرات در وام ها و تسهیلات دریافتی کارکنان شاغل ، بازنشسته و موظفین
- نگهداری و تنظیم اسناد و انتقال اسناد هزینه به ذیحسابی برای تسویه و دریافت وام اعلام وصول
- پیشنهاد امین اموال به ذیحساب وزارتخانه و نظارت بر انجام وظایف او
- نگهداری حساب اموال معاونت ، ثبت و کنترل آن و نظارت بر اموال موجود در معاونت ، پلاک کوبی اموال
- شرکت در جلسات و کمیسیون ها و اظهار نظر و ایجاد هماهنگی در سطوح مختلف
- دریافت موافقت نامه اعتبارات هزینه و تملک دارائی سرمایه ای و کنترل آن
- اجرای کلیه امور مالی و مراقبت در رعایت مقررات اداری و مالی
- انجام امور ارجاعی از سوی معاونت
امور اداری :
- بررسی و پیگیری امور پرسنلی مربوط به کارکنان از قبیل : اجرای مقررات ساعات کار و نظارت بر امور حضور و غیاب کارکنان
- ثبت مرخصی ها و ماموریت های اداری همکاران
- صدور گواهی مختلف برای تصدیق اشتغال افراد و پی گیری معرفی نامه ها و ضمانت نامه های بانکی از ستاد وزارت
- بررسی و پی گیری امور پرسنلی همکاران معاونت از قبیل : تبدیل وضعیت ؛ ترفیعات حقوقی (ارتقاء طبقه ، رتبه) ؛ شغلی ( انتصابات ) افزایش های شغلی و فوق العاده های متعلقه آن ؛ انتقال و ماموریت ؛ مرخصی بدون حقوق ؛ بازخریدی ؛ بازنشستگی و فوت
- تشکیل و نگهداری پرونده های پرسنلی
- انجام امور مربوط به ارزیابی همکاران و ثبت نمرات ارزیابی در سیستم
- بررسی و پی گیری سوابق پرسنلی و انجام مکاتبات لازم
- بررسی و پی گیری خلاء های سوابق همکاران
- تهیه و به روز رسانی بانک اطلاعاتی نیروی انسانی
- جمع آوری اطلاعات، جمع بندی و تدوین تشکیلات سازمانی
- نظارت و پی گیری در تطبیق پست های سازمانی مصوب معاونت با احکام صادره و به روز بودن آمار پست های با تصدی و بلا تصدی
- شرکت در جلسات و کمیسیون ها و کمیته های مختلف اداری و تهیه گزارشهای مربوطه و ارائه آن به مقامات ذیصلاح
- ارائه گزارش کارکرد ماهانه همکاران به اداره کل امور اداری
- پاسخگوئی به مکاتبات اداری
- پاسخگویی و راهنمائی کارکنان و مراجعین در امور مختلف فعالیتهای اداری و کارگزینی
دبیرخانه :
انجام کلیه امور دبیرخانه شامل :
- ثبت و شماره گذاری کلیه نامه های وارده و صادره
- تفکیک نامه ها، گزارشها و مکاتبات و توزیع و ارسال آنها به واحدها و مراجع ذیربط
- ارسال و دریافت نامه ها از طریق سیستم اتوماسیون
- ارسال و دریافت نامه ها از طریق فکس
- ارسال و دریافت نامه ها از طریق ایمیل
- ارسال و دریافت نامه های دیگر وزارتخانه ها و مجلس از طریق شبکه پیام دولت
- ارسال و دریافت نامه های محرمانه بصورت فیزیکی
- ارسال و مراسلات پستی
- تایپ نامه ها و گزارشات واصله
- بایگانی فیزیک نامه ها در زونکن های مربوطه